Elektronische Kontoauszüge werden unseren Online-Banking-Kunden automatisch und kostenfrei als PDF-Dateien in ihr elektronisches Postfach eingestellt. Für Geschäftsgirokonten sind diese standardmäßig signiert.
Durch die elektronische Signatur in der erstellten PDF ist sichergestellt, dass der Auszug nicht verändert werden kann.
Die Bereitstellung erfolgt jeweils als abgeschlossener Vormonatsauszug, jeweils zum Beginn des nächsten Monats (erstmalig zum Monat September für den Monat August). Die Auszüge stehen zeitlich unbegrenzt und überall, wo unser Online-Banking verfügbar ist, zur Verfügung.
Durch die elektronische Bereitstellung der Auszüge gehört ein kostenpflichtiger Versand von Zwangsauszügen bei Nichtabholung am Kontoauszugsdrucker der Vergangenheit an.
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Die Nutzung des Online-Bankings der Kreissparkasse Köln auf www.ksk-koeln.de oder eine marktübliche Banking-Anwendung (z.B. SFirm, S-Business Banking oder StarMoney), sowie eine Rahmenvereinbarung über die Teilnahme am Online-Banking oder EBICS sind Voraussetzung zur Nutzung des signierten elektronischen Kontoauszuges.
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunterladen.
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
*Hinweis: Bei der Nutzung einer Softwarelösung werden die (signierten) Elektronischen Kontoauszüge (PDF) nur für einen einmaligen Abruf bereitgestellt werden. Sie sind so eigenverantwortlich für die Datensicherung und Aufbewahrung sind. Eine Langzeitarchivierung garantiert nur die Nutzung des Elektronischen Postfachs im Online Banking.