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Vorteile

Ihre Vorteile

  • Aktuelle Konto­auszüge im Schnell­zugriff
  • Individuell wählbarer Erstellungs­rhythmus
  • Porto­kosten ein­sparen
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbar­keit des Aus­zugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buch­führungs- und Dokumenten-Management-Systeme ein­binden
Ihr nächster Schritt

Um elektronische Kontoauszüge empfangen zu können, muss das Elektronische Postfach in Ihrem Online-Banking hierfür freigeschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach freischalten.

Details

Über den elektronischen Kontoauszug

Elektronische Kontoauszüge werden unseren Online-Banking-Kunden automatisch und kostenfrei als PDF-Dateien in ihr elektronisches Postfach eingestellt. Für Geschäftsgirokonten sind diese standardmäßig signiert.

Durch die elektronische Signatur in der erstellten PDF ist sichergestellt, dass der Auszug nicht verändert werden kann.

Die Bereitstellung erfolgt jeweils als abgeschlossener Vormonatsauszug, jeweils zum Beginn des nächsten Monats (erstmalig zum Monat September für den Monat August). Die Auszüge stehen zeitlich unbegrenzt und überall, wo unser Online-Banking verfügbar ist, zur Verfügung.

Durch die elektronische Bereitstellung der Auszüge gehört ein kostenpflichtiger Versand von Zwangsauszügen bei Nichtabholung am Kontoauszugsdrucker der Vergangenheit an.  

Voraussetzungen
Wichtige Hinweise
  • Die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs und die Bereitstellung des Auszuges in Form einer PDF-Datei sollten Sie vorab mit Ihrer zuständigen Finanzbehörde abstimmen.
  • Sollten Sie außerhalb der automatischen Bereitstellung einen elektronischen Kontoauszug ziehen, ist dieser nicht signiert.
  • Maschinell auswertbare Umsatzdateien zu Ihrem Geschäftskonto erhalten Sie über die Umsatzabfrage im Online-Banking oder in Ihrer verwendeten Banking-Anwendung als Export im XML- oder CSV-Format.
  • Alternativ zum elektronischen Postfach kann eine Zustellung des elektronischen Kontoauszugesauch über die elektronische Kontoführung EBICS oder über Software via FinTS-Schnittstelle erfolgen. Ihr Berater hilft Ihnen bei  gewünschter Umstellung gerne weiter.
  • Beide Dateien (PDF und Umsatzdatei) sind zwingend für die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs durch die Finanzbehörden erforderlich. Für beide Dateien gilt daher der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht.
Signatur und Aufbewahrung

Signatur und Aufbewahrung

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papier­dokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist ein­deutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Konto­auszug einem Papier­konto­auszug gleich­gestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buch­führungs­pflichten gegenüber dem Finanz­amt bzw. Betriebs­prüfern nach­weisen, dass der Auszug tatsächlich von der Spar­kasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raum­kosten, da die papier­hafte Archivierung entfällt.

Kosten­freie Software

Die Nutzung des Online-Bankings der Kreissparkasse Köln auf www.ksk-koeln.de oder eine marktübliche Banking-Anwendung (z.B. SFirm, S-Business Banking oder StarMoney), sowie eine  Rahmenvereinbarung über die Teilnahme am Online-Banking oder EBICS sind Voraussetzung zur Nutzung des signierten elektronischen Kontoauszuges.

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassen­kunden kosten­frei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunter­laden.

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Konto­auszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“, kurz GoBD, zu beachten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:
  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest­stellbar ist.
  • Die über­mittelten Daten dürfen vor dem Weiter­verarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Aus­druck nicht bzw. nur nach­voll­ziehbar verändert werden.
  • Das Daten­verarbeitungs­system muss die Un­veränderbarkeit des Daten­bestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Auf­bewahrung jeder­zeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie les­bar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell aus­gewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwert­baren Daten­trägern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswert­baren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nach­weis erbracht, dass die Inhalte des Konto­auszugs nicht verändert wurden. Um die An­forderungen an die maschinelle Aus­wertbar­keit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Konto­auszugs­datei auch die Umsatz­daten aus Ihrer Electronic-Banking-Software auf­bewahren und auf Verlangen zu­gänglich machen.

*Hinweis: Bei der Nutzung einer Softwarelösung werden die (signierten) Elektronischen Kontoauszüge (PDF) nur für einen einmaligen Abruf bereitgestellt werden. Sie sind so eigenverantwortlich für die Datensicherung und Aufbewahrung sind. Eine Langzeitarchivierung garantiert nur die Nutzung des Elektronischen Postfachs im Online Banking.

Hinweise zur Aufbewahrungspflicht
  • Unternehmen müssen bei der Verwaltung elektronischer Geschäftsunterlagen die jeweils gültigen Archivierungspflichten beachten. Diese sind in den "Grundsätzen zur ordungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geregelt.
  • Die Anforderung der Unveränderbarkeit von elektronischen Kontoauszügen ist durch die elektronische Signatur sichergestellt. Für die korrekte Aufbewahrung gemäß GoBD können Sie die elektronischen Auszüge herunterladen und denAnforderungen entsprechend archivieren. Gleiches gilt für die zu erstellende Umsatzdatei. Beachten Sie dazu auch das Merkblatt zum qualifiziert signierten elektronischen Kontoauszug.
Ihr nächster Schritt

Um elektronische Kontoauszüge empfangen zu können, muss das Elektronische Postfach in Ihrem Online-Banking hierfür freigeschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach freischalten.

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