Vorteile
Ihre Vorteile
- Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
- Individuell wählbarer Erstellungsrhythmus
- Portokosten einsparen
- Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
- Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden
Details
Über den elektronischen Kontoauszug
Elektronische Kontoauszüge werden unseren Online-Banking-Kunden automatisch und kostenfrei als PDF-Dateien in ihr elektronisches Postfach eingestellt. Für Geschäftsgirokonten sind diese standardmäßig signiert.
Durch die elektronische Signatur in der erstellten PDF ist sichergestellt, dass der Auszug nicht verändert werden kann.
Die Bereitstellung erfolgt jeweils als abgeschlossener Vormonatsauszug, jeweils zum Beginn des nächsten Monats (erstmalig zum Monat September für den Monat August). Die Auszüge stehen zeitlich unbegrenzt und überall, wo unser Online-Banking verfügbar ist, zur Verfügung.
Durch die elektronische Bereitstellung der Auszüge gehört ein kostenpflichtiger Versand von Zwangsauszügen bei Nichtabholung am Kontoauszugsdrucker der Vergangenheit an.
- Nutzung des Online-Bankings der Kreissparkasse Köln auf www.ksk-koeln.de oder eine marktübliche
Banking-Anwendung (z.B. SFirm, S-Business Banking oder StarMoney)
- Rahmenvereinbarung über die
Teilnahme am Online-Banking oder EBICS - Aktuell keine Nutzung der
Bereitstellung des Kontoauszuges per Postversand - Installation eines Signatur-Viewers, z.b. "Sign Live! Sparkassen-Edition"
- Die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs und die Bereitstellung des Auszuges in Form einer PDF-Datei sollten Sie vorab mit Ihrer zuständigen Finanzbehörde abstimmen.
- Sollten Sie außerhalb der automatischen Bereitstellung einen elektronischen Kontoauszug ziehen, ist dieser nicht signiert.
- Maschinell auswertbare Umsatzdateien zu Ihrem Geschäftskonto erhalten Sie über die Umsatzabfrage im Online-Banking oder in Ihrer verwendeten Banking-Anwendung als Export im XML- oder CSV-Format.
- Alternativ zum elektronischen Postfach kann eine Zustellung des elektronischen Kontoauszugesauch über die elektronische Kontoführung EBICS oder über Software via FinTS-Schnittstelle erfolgen. Ihr Berater hilft Ihnen bei gewünschter Umstellung gerne weiter.
- Beide Dateien (PDF und Umsatzdatei) sind zwingend für die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs durch die Finanzbehörden erforderlich. Für beide Dateien gilt daher der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht.
Signatur und Aufbewahrung
Signatur und Aufbewahrung
Qualifizierte elektronische Signatur
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Kostenfreie Software
Die Nutzung des Online-Bankings der Kreissparkasse Köln auf www.ksk-koeln.de oder eine marktübliche Banking-Anwendung (z.B. SFirm, S-Business Banking oder StarMoney), sowie eine Rahmenvereinbarung über die Teilnahme am Online-Banking oder EBICS sind Voraussetzung zur Nutzung des signierten elektronischen Kontoauszuges.
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunterladen.
Sichere Aufbewahrung
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
- Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
- Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
- Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
- Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
- Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
*Hinweis: Bei der Nutzung einer Softwarelösung werden die (signierten) Elektronischen Kontoauszüge (PDF) nur für einen einmaligen Abruf bereitgestellt werden. Sie sind so eigenverantwortlich für die Datensicherung und Aufbewahrung sind. Eine Langzeitarchivierung garantiert nur die Nutzung des Elektronischen Postfachs im Online Banking.
- Unternehmen müssen bei der Verwaltung elektronischer Geschäftsunterlagen die jeweils gültigen Archivierungspflichten beachten. Diese sind in den "Grundsätzen zur ordungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geregelt.
- Die Anforderung der Unveränderbarkeit von elektronischen Kontoauszügen ist durch die elektronische Signatur sichergestellt. Für die korrekte Aufbewahrung gemäß GoBD können Sie die elektronischen Auszüge herunterladen und denAnforderungen entsprechend archivieren. Gleiches gilt für die zu erstellende Umsatzdatei. Beachten Sie dazu auch das Merkblatt zum qualifiziert signierten elektronischen Kontoauszug.
