Zum barrierefreien Online-Banking
elektronischer Kontoauszug
Kostenfrei
Nicht veränderbar
Maschinell auswertbar

Elektronischer Kontoauszug

Jetzt einfach, sicher und komfortabel abrufen

Allgemeines

Elektronische Kontoauszüge werden unseren Online-Banking-Kunden automatisch und kostenfrei als PDF-Dateien in ihr elektronisches Postfach eingestellt.

Die Bereitstellung erfolgt jeweils als abgeschlossener Vormonatsauszug, jeweils zum Beginn des nächsten Monats (erstmalig zum Monat September für den Monat August). Die Auszüge stehen zeitlich unbegrenzt und überall, wo unser Online-Banking verfügbar ist, zur Verfügung.

Durch die elektronische Bereitstellung der Auszüge gehört ein kostenpflichtiger Versand von Zwangsauszügen bei Nichtabholung am Kontoauszugsdrucker der Vergangenheit an.

Geschäftskonten

Elektronischer Kontoauszug mit Signatur im Online-Banking

Elektronische Kontoauszüge zu Geschäftsgirokonten werden standardmäßig signiert zur Verfügung gestellt. Durch die elektronische Signatur in der erstellten PDF ist sichergestellt, dass der Auszug nicht verändert werden kann.

Maschinell auswertbare Umsatzdateien zu Ihrem Geschäftskonto erhalten Sie über die Umsatzabfrage im Online-Banking oder in Ihrer verwendeten Banking-Anwendung als Export im XML- oder CSV-Format.

Alternativ zum elektronischen Postfach kann eine Zustellung des elektronischen Kontoauszuges auch über die elektronische Kontoführung EBICS oder über Software via FinTS-Schnittstelle erfolgen. Ihr Berater hilft Ihnen bei gewünschter Umstellung gerne weiter.

Wichtige Hinweise:

  • Beide Dateien (PDF und Umsatzdatei) sind zwingend für die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs durch die Finanzbehörden erforderlich. Für beide Dateien gilt daher der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht.
    Die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs und die Bereitstellung des Auszuges in Form einer PDF-Datei sollten Sie vorab mit Ihrer zuständigen Finanzbehörde abstimmen.
  • Sollten Sie außerhalb der automatischen Bereitstellung einen elektronischen Kontoauszug ziehen, ist dieser nicht signiert.
Privatgirokonten

Elektronische Kontoauszüge für Privatgirokonten werden im Online-Banking standardmäßig nicht signiert. Für Privatkunden werden diese Auszüge in der Regel ohne Signatur von den Finanzbehörden anerkannt. Eine Nachsignierung ist leider nicht möglich.

Hinweis:
Die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs und die Bereitstellung des Auszuges in Form einer PDF-Datei sollten Sie vorab mit Ihrer zuständigen Finanzbehörde abstimmen.

Voraussetzungen
  • Nutzung des Online-Bankings der Kreissparkasse Köln auf www.ksk-koeln.de oder eine marktübliche Banking-Anwendung (z.B. SFirm oder StarMoney)  
  • Rahmenvereinbarung über die Teilnahme am Online-Banking oder EBICS
  • Aktuell keine Nutzung der Bereitstellung des Kontoauszuges per Postversand
  • Geschäftskunden benötigen zur Prüfung der Signatur lediglich eine kostenfreie Software, den sogenannten „Signatur-Viewer“. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software "Sign Live! Sparkassen-Edition" können Sie hier herunterladen.
Anleitungen

Für die Anwendungen der Kreissparkasse Köln stellen wir Ihnen hier Anleitungen zur Verfügung, wie Sie den (signierten) Elektronischen Kontoauszug (PDF) nutzen können.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung einer Softwarelösung die (signierten) Elektronischen Kontoauszüge (PDF) nur für einen einmaligen Abruf bereitgestellt werden und Sie so eigenverantwortlich für die Datensicherung und Aufbewahrung sind. Wir empfehlen daher die Nutzung des Elektronischen Postfachs im Online Banking, da hier eine automatische Langzeitarchivierung der Auszüge erfolgt.

Hinweis zur Aufbewahrungspflicht

Unternehmen müssen bei der Verwaltung elektronischer Geschäftsunterlagen die jeweils gültigen Archivierungspflichten beachten. Diese sind in den "Grundsätzen zur ordungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geregelt.

Die Anforderung der Unveränderbarkeit von elektronischen Kontoauszügen ist durch die elektronische Signatur sichergestellt. Für die korrekte Aufbewahrung gemäß GoBD können Sie die elektronischen Auszüge herunterladen und den Anforderungen entsprechend archivieren. Gleiches gilt für die zu erstellende Umsatzdatei. Beachten Sie dazu auch folgendes Merkblatt zum qualifiziert signierten elektronischen Kontoauszug.

Anforderungen an die sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:

  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Qualifizierte Elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar. Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt wurde und seit der Erstellung nicht verändert wurde.